転職・資格

事務職で必要なワードとエクセル|仕事ではどの程度を基本操作というのか

求人票によくある「ワード・エクセルができる人」

これって、ざっくりしていてどの程度をできるといっていいのかわかりませんよね。

ショウコさん
ショウコさん
どのくらいできればいいんですか?

 

という質問もよく受けます。

求められる「できる」の内容は会社によって違いがあるかと思いますが、事務的な仕事をする上でパソコンを扱うのであれば、最低限できた方がいいこともあるのは確かだと思います。

では、何がどの程度できていればいいのでしょうか?

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今回は、

事務職で基本的な操作をするために必要なWord(ワード)/Excel(エクセル)の最低限知っていてほしいそれぞれの機能を詳しくお伝えしていきます。

 

最低限できないと困る基本操作

「ワード・エクセルができる人」以前に、最低限できないと困ることがあります。

 

①パソコンの立ち上げと終了ができる

当たり前かもしれませんが、パソコンの電源が入れられて、終了するときはシャットダウンができないと困ります。

シャットダウンの操作をしないで直接電源を長押しする、いわゆる強制終了をしてしまっている人も時々います。

②文字入力ができる

「ローマ字入力」でも「もかな入力」でも、どちらでもいいと思いますが、文字の入力ができないと文書を作ることも調べ物をすることもできません。

早く入力ができないとダメってことはないと思いますが、最低限スムーズに文字が入力できた方がいいでしょう。

大文字と小文字の打ち方が分からない、なんてこともなしです。

最近はスマートフォンの操作が多いので、キーボードの入力があまりできない人もいたりします。仕事の上でパソコンを使うなら、文字入力ができるのは必須です。

③マウス操作ができる

「クリック、ダブルクリック、右クリック、ドラッグ」これらのマウス操作がスムーズにでき、使い分けがちゃんとできる。それと、ホイールも使えた方がいいですね。

④ソフトの起動ができる

各ソフトをどこから起動するのかわかっている。

デスクトップ上にアイコンがないと、どこから起動するのか分からないという人も時々います。

⑤メールの送受信ができる

仕事でパソコンを扱うのなら、パソコンでのメールの送受信はできたほうがいいと思います。

特によく仕事で使われる「Outlookメール」は使えた方がいいでしょう。

スマートフォンではできるけどパソコンではやったことがないでは、仕事としては使えない人材になってしまいます。

⑥ファイルとフォルダーの管理ができる

文書を入力したあとなどに名前をつけて保存ができる。

フォルダーを新規で作成することができ、ファイルやフォルダーを整理整頓することができる。

どこに何を保存したのかわからないと困りますよね。

⑦分からないことは自分で調べることができる

何でも人に聞くのではなく、ある程度自分でも調べて解決できないと、仕事上では迷惑をかける場合があります。

 

これらの操作は、普段パソコンを使っている人には当たり前にできていることだと思います。

「こんなこともできないの?」

と思われないように、「ワード・エクセルができる人」以前に、パソコンの基本操作はしっかり身につけておいてほしいところです。

特に、ファイルとフォルダーは基本なので、しっかり理解しておくといいと思います。

 

これができれば Word(ワード)の基本操作ができる人

ワード画面構成イラスト

Word(ワード)の基本操作が出来れば、

  1. 写真などの画像が入った文書が作成できます
  2. 表の機能を活用して、企画書等も作成できます
  3. 図形やテキストボックスを活用して、POPが作成できます
  4. 用紙のサイズ変更や余白の調整などのページ設定ができると、お礼状や挨拶等のハガキも作成できます
  5. ヘッダーフッターが使えると、ページ番号を挿入した資料が作成できます

事務的な仕事を目指すなら、最低限このくらいはできた方がいいかと思われます。

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Word(ワード)で最低限知っていてほしい機能

Word(ワード)とは、文書作成ソフトです。
小学校の勉強で例えると、国語のようなものになります。

これらの操作はワードを使う上での基本的な操作です。
事務的な仕事でワードを使うなら、最低限知っていてほしい機能かと思います。

Word(ワード)を開いてどの機能のことかを確かめてみてください

  1. フォントの書式設定ができる
    フォント、フォントサイズ、フォントの色、太字、斜体、下線、ルビなどの書式設定ができる
  2. 段落設定ができる
    左揃え、中央揃え、右揃え、箇条書き、段落番号、インデント、行間、罫線などの段落に対しての設定ができる
  3. 切り取り・コピー・貼り付けができる
  4. 画像(写真、イラスト等)・オンライン画像の挿入ができる
  5. 表の挿入ができる
  6. 図形・テキストボックスが使える
  7. ページ設定ができる
    用紙のサイズ変更、縦書き・横書きの変更、印刷の向きの変更、余白の設定ができる
  8. 印刷ができる
  9. ヘッダーフッターが使える

以上の操作ができれば、「文書作成の基本操作はできます」と言っても大丈夫かと思います。

 

これができれば Excel(エクセル)の基本操作ができる人

Excel(エクセル)の基本操作が出来れば、

  1. 簡単な表が作成できます
  2. 計算式や関数を使った表が作れます
  3. 表データから、グラフの作成ができます
  4. データの抽出や、並べ替えができます
  5. ページ設定がでれば、印刷方法に困りません

事務的な仕事を目指すなら、表の作成・グラフの作成・抽出ができること、このくらいは最低限できた方がいいかと思われます。

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Excel(エクセル)で最低限知っていてほしい機能

Excel(エクセル)とは、表計算ソフトです。
小学校の勉強で例えると、算数のようなものになります。

これらの操作はエクセルを使う上での基本的な操作です。
事務的な仕事でエクセルを使うなら、最低限知っていてほしい機能かと思います。

Excel(エクセル)を開いてどの機能のことかを確かめてみてください

  1. フォントの書式設定ができる
    フォント、フォントサイズ、フォントの色、太字、斜体、下線、ルビなどの書式設定ができる
  2. 切り取り・コピー・貼り付けができる
  3. 文字の配置設定ができる
    横位置、縦位置、インデントの設定ができる
  4. 文字の制御設定ができる
    セルの結合、折り返して全体を表示、縮小して全体を表示ができる
  5. 表示形式を変更できる
  6. 列や行の挿入・削除ができる
  7. 列の幅や行の高さの変更ができる
  8. 罫線の引き方がわかる
  9. オートフィル機能が使える
  10. テーブル機能が使える
  11. グラフの挿入ができる
  12. 図形・テキストボックスが使える
  13. ページ設定ができる
    余白の設定、印刷の向き、用紙サイズの変更ができる
  14. 印刷ができる
  15. ヘッダーフッターが使える
  16. 改ページプレビューやページレイアウトの使い方がわかる
  17. データの並べ替えとフィルターの操作ができる
  18. 足し算・引き算・かけ算・わり算の計算式ができる
  19. よく使う関数は使える

以上の操作ができれば、「エクセルの基本操作はできます」と言っても大丈夫かと思います。

よく使う関数については、次で説明をしていきます。

 

Excel(エクセル)- 事務的仕事でよく使う関数

関数とは、あらかじめエクセルに用意されている計算式のことをいいます。

関数を使えば、3時間かかる仕事が30分で終わるといったように、とても効率が良くなったりします。

パソコンを扱う事務の仕事で、関数操作は必須になるでしょう。

 

基礎レベル
~ 最低限これくらいはできた方がいい関数

  • オートSUM(オートサム)
    範囲内の数値を自動的で足し算をします。合計の関数と言われています
    エクセルでは最も基本の関数です
  • AVERAGE(アベレージ)
    範囲内の数値の平均を求めます

エクセルで計算処理をするなら、最低限このくらいの関数は使えたほうが良いかと思われます。

 

 事務職を目指すなら知っていると少しレベルが高い関数

  • VLOOKUP(ブイルックアップ)
    指定した範囲の中から探したいデータを検索し、該当する情報を表示してくれます
    事務を仕事とするならぜひ使えるようにしてほしい関数で、これが使えると使えないでは効率がかなり変わります
  • COUNT(カウント)
    指定した範囲内の数値が含まれるセルの個数を返します
  • COUNTA(カウントエー)
    指定した範囲内の空白ではないセルの個数を返します
  • IF(イフ)
    一つの条件によって処理を分ける関数
    その条件に合った場合と、そうでなかった場合に処理を分けて、結果を表示します
    IF関数が使えるか使えないかで、エクセルのスキルがかなり違ってきますので、ぜひ使えるようにしておいて欲しい関数です

これらの関数を知っていると、仕事の効率が上がります。
エクセルがすごくできるとは言えませんが、少しできると言ってもいいレベルかと思います。

 

関数ではないが、これを知っていれば仕事ができる人!

  • 絶対参照
    絶対参照の使い方は知っておいた方がいいでしょう
  • 複合グラフ
    複合グラフの作成ができると、少しレベルが高い感じがします
  • 条件付き書式
  • データの入力規則
  • プルダウンリスト
  • ピポットテーブル

絶対参照の使い方は是非、習得してほしいです。

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おわりに

Word(ワード)もExcel(エクセル)も、できることが多い方がいいですし、もっともっとを目指すときりがありません。

ここではで最低限知っておいて欲しい機能を紹介してきました。

参考になれば幸いです。

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