エクセルの印刷設定は、改ページとページ設定を知っていれば大抵はなんとかなります。
改ページについては別記事でやり方を解説しているので、今回はページ設定ダイアログボックスを使って印刷設定をする方法をお伝えします。
ページ設定ダイアログボックスの使い方が分かると、簡単に以下のようなことを設定することができます。
- 用紙のサイズ設定や印刷の向き
- ページ番号を入れる
- 2ページ目以降にタイトルや見出しを表示して印刷する
- 白黒印刷がしたい
- 行列番号を表示して印刷したい
ちょっと便利な印刷設定なので、ぜひ活用してみてくださいね。
ここで解説する内容は、すべて改ページ設定後の内容になります。
改ページの設定方法は以下のページを参考にしてください。
⇒【Excel印刷範囲】エクセルで簡単にA4サイズに合わせる方法｜縮小と改ページ
ダイアログボックスの表示方法
まず最初に、ダイアログボックスの2つの表示方法から。
〇「レイアウト」タブ→「ページ設定」グループの「ページ設定オプション」をクリックして開く方法。
〇印刷プレビュー画面から「ページ設定」をクリックして開く方法。
どちらもできることは同じなので、やりやすい方で操作をしてください。
ページ設定ダイアログボックスの基本的な使い方
ここでは、改ページで印刷範囲を設定したデータをA4横で印刷します。
印刷プレビューでどのように印刷されるか確認すると、A4縦に印刷範囲は収まっています。
しかし今回はA4横に印刷したいので、ダイアログボックスを使ってページの設定をしていきたいと思います。
ページ設定ダイアログボックスで印刷設定をする方法
ここでは、「レイアウト」タブからの設定方法で解説していきます。
①「レイアウト」タブ→「ページ設定」グループの 「ページ設定オプション」 をクリックし、ダイアログボックスを開きます。
②「ページ」タブの、「印刷の向き」を「横」に変更します。
③「余白」タブを選び、「上」と「下」の余白を「１」に変更します。
ちあきここでは上下の余白を狭くしていますが、必ずこの設定にする必要はありません
④「ページ中央」の「水平」と「垂直」にチェックを入れます。
ちあき「水平⇒用紙横の中央にする」設定で、「垂直⇒用紙縦の中央にする」設定です
⑤「OK」をクリックします。
印刷をする方法
設定が終わったら印刷をしましょう。
①「ファイル」→「印刷」をクリックします。
②プレビューで全体レイアウトを見て1ページに納まっていることを確認し、「印刷」をクリックします。
ページ設定ダイアログボックス からページ番号を入れる方法
ページ設定ダイアログボックスではページ番号を入れることもできます。
以下のような2ページ分のデータがあるとします。
ページ設定ダイアログボックスを使って以下の設定をしてきます。
- A4縦
- 「水平」にして用紙横中央に表示
- ヘッダー右に日付の設定
- フッター中央にページ番号
それでは設定をしていきます。
➀「ページレイアウト」→「ページ設定オプション」をクリックします。
②ページ設定では特に変更はないと思いますが、印刷の向きを「縦」、用紙サイズを「A4」のままにします。
③「余白」タブ→「水平」にチェックを入れます。
④「ヘッダー/フッター」→「ヘッダーの編集」をクリックします。
次に「右側」のボックスをクリックしてカーソルを表示し、「日付の挿入」をクリック。
最後に「OK」をクリックします。
⑤ 「ヘッダー/フッター」→「フッターの編集」をクリックします。
次に「中央部」のボックスをクリックしてカーソルを表示し、「ページ番号の挿入」をクリック。
最後に「OK」をクリックします。
⑥「印刷プレビュー」をクリックして確認してみましょう。
2ページ目以降にもにタイトルや見出しを設定する方法
タイトルや見出しをページ目にも表示させたいときありますよね？
ページ設定ダイアログボックスで簡単に設定することができます。
ここでは例として、タイトルと見出し行を2ページ目以降にも表示させる設定を解説していきます。
➀ 「ページレイアウト」→「ページ設定オプション」→「シート」をクリックします。
②「印刷範囲」をクリックし、印刷したい範囲をドラッグします。
③「タイトル行」をクリックし、2ページ目以降にも表示したい列を選択します。
④「タイトル列」をクリックし、印刷したい列を選択します。
⑤ 「印刷プレビュー」をクリックして確認してみましょう。
2ページ目以降にもタイトルと見出しが表示されています。
その他の便利な4つの印刷設定
上記で解説してきた他にも、役に立つ簡単なページ設定方法があります。
便利な設定方法を4つ紹介していきます。
罫線を印刷したい
「シート」タブの「枠線」にチェックを入れると、 罫線を引いてないデータに簡易的に罫線が引かれて印刷できます。
白黒で印刷がしたい
「シート」タブの「白黒印刷」にチェックを入れると、 色が表示されず白黒で印刷できます。
とにかくデータだけを印刷したい
「シート」タブの「簡易印刷」にチェックを入れると、 色や罫線が表示されずデータだけが印刷されます。
行番号や列番号を表示して印刷したい
「シート」タブの「行列番号」にチェックを入れると、 行番号と列番号を表示して印刷することができます。
まとめ
ページ設定ダイアログボックスを使って印刷する方法をお伝えしてきました。
- 印刷の向きや用紙サイズを設定できる
- 余白の設定やデータの印刷配置を設定できる
- ヘッダー・フッターの設定ができる
- タイトルや見出しを2ページ目以降に表示する設定ができる
- その他にも簡単で便利な設定方法が4つある
参考になれば幸いです。
余談ですが、サーティファイExcel認定試験では「改ページ」と「ページ設定ダイアログボックスでの印刷設定」が問題として出題されます。
