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【Excel】エクセルをPDFに変換する3つの方法|時短!クイックアクセスツールバーへ機能を追加する方法

Excel(エクセル)をPDFに変換する3つの方法と、クイックアクセスツールバーに機能を追加して時間短縮する方法もお伝えしています。

Excel(エクセル)ファイルを、どのOSでも表示できるようにPDFに変換するということは仕事上ではよくあることです。

PDFに変換にする一番のメリットは、多くのPCで閲覧できることと、エクセルがインストールされていないPCでも閲覧できることです。

またPDFに変換してあれば、PCからデータを送ることで、スマートフォンやタブレットでも閲覧可能になるのも大きなメリットといえます。

目次

Excelを「名前を付けて保存」からPDFに変換

Excel(エクセル)をPDFに変換する方法として、1つ目は「名前を付けて保存」からPDFに変換する方法をお伝えします。

①PDFに変換したいExcelファイルを開きます。

②印刷画面から「名前を付けて保存」をクリックします。

③保存先を選択します。
(ここでは、デスクトップを選択しています)

ファイルの種類から「PDF」を選択します。

「オプション」から「ページ範囲」や「PDFに発行する対象部分」を選択することができます。
(印刷プレビューの通りにPDFに変換する場合には、特に「オプション」設定をしなくても大丈夫だと思います)

「保存」をクリック→PDFとして保存になります。

Excelを「エクスポート」からPDFに変換

Excel(エクセル)をPDFに変換する方法として、2つ目は「エクスポート」からPDFに変換する方法をお伝えします。

 

①PDFに変換したいExcelファイルを開きます。

②印刷画面から「エクスポート」をクリックします。

「PDF/XPSの作成」をクリックします。

④保存先を選択します。
(ここでは、デスクトップを選択しています)

「オプション」から「ページ範囲」や「PDFに発行する対象部分」を選択することができます。
(印刷プレビューの通りにPDFに変換する場合には、特に「オプション」設定をしなくても大丈夫だと思います)

「発行」をクリック→PDFとして保存になります。

Excelを「印刷」からPDFとして保存

Excel(エクセル)をPDFに変換する方法として、3つ目は「印刷」からPDFに変換する方法をお伝えします。

今お使いの OS が Windows10 以降であれば、「Microsoft Print to PDF」を使うことで、印刷から PDFに変換することができます。

エクセルをPDFにしたらレイアウトが崩れてしまうという現象が起こる場合は、この印刷からPDFに変換する方法を試してみてください。

 

①PDFに変換したいExcelファイルを開きます。

「ファイル」→「印刷」をクリックします。

③プリンターより「Microsoft Print to PDF」をクリックします。

「印刷」をクリックします。
(印刷をクリックしても用紙に印刷されることはありません)

⑤名前をつけて保存の画面が表示されますので、「ファイル名」を入力し「保存」をクリックします。

⑥PDFとして保存になります。

Excelのクイックアクセスツールバーに機能を追加する方法

Excel(エクセル)をPDFに変換する作業をよくする場合には、クイックアクセスツールバーに機能を追加しておくと時間短縮になり便利です。

クイックアクセスツールバーとは

クイックアクセスツールバーとは、よく使う機能を表示しておくことができる機能です。

例えば、わたしは印刷をよくするので「印刷プレビューと印刷」のアイコンを追加し、表示してあります。

印刷プレビューで確認したい時や、印刷するときには、直接このアイコンをクリックすることで印刷画面に移動できます。

ちあき

このように、クイックアクセスツールバーによく使うアイコンを表示しておくと、便利だし時短にもなります。

クイックアクセスツールバーに機能を追加する方法

「クイックアクセスツールバーのユーザー設定(▼)」をクリックし、次に「その他のコマンド」をクリックします。

②Excelのオプションが開きます。

  1. 「すべてのコマンド」を選択します。
  2. 「PDF または XPS 形式で発行」をクリックします。
  3. 「追加」をクリックします。

③右側に追加されたことが確認出来たら、「OK」をクリックします。

「PDF または XPS 」のアイコンが追加されました。

追加された「PDF または XPS 」のアイコンをクリックするだけで、PDFを発行する画面に移動します

ちあき

この後は「エクスポートからPDFに変換」の手順⑤⑥の方法でPDFとして保存することができます。

まとめ

Excel(エクセル)をPDFに変換する3つの方法と、クイックアクセスツールバーに機能を追加して時間短縮する方法もお伝えしてきました。

PDF形式に変換することは仕事上では本当によくある作業です。

やり方を知ってしまえば特に難しいこともありませんので、ぜひ活用してみてくださいね。

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