メール本文の最後に自分の名前や連絡先を、いちいち入力するのは面倒ですよね。
署名を作成しておけば、面倒な入力を省くことができてとても便利です。
また、常に署名が挿入されるように自動で設定をしておけば、さらに便利になります。
そこで今回は、
Outlookメール署名の作成方法と自動挿入設定のやり方をお伝えしていきます。
署名とは
署名とは、自分の名前や連絡先などの情報を記載したもののことをいいます。
メール本文の最後に、送信主である自分が何者であるかを伝える意味があります。
ビジネスシーンでは名前や会社名、また住所や電話番号に加えて、ホームページなどの情報を記載し署名を作成します。
自分が何者かを伝えるということは、名刺代わりともいえます。
署名を作成するときの項目
署名は名刺代わりになるので、マナーをしっかり守り作成しましょう。
また、署名はダラダラと情報を載せるというよりは、スッキリ見やすいように作成することをおすすめします。
- ビジネスシーンで作成する主な項目
| 会社名 |
| 住所 |
| 所属する部署や課 |
| 役職 |
| 氏名 |
| 電話番号 |
| FAX番号 |
| メールアドレス |
| 自分の携帯番号（会社支給の携帯番号など） |
| ホームページのURL（ホームページがある場合） |
- 個人で作成する場合
| 氏名 |
| 住所 |
| 電話番号（固定電話・携帯電話どちらかでOK） |
| FAX番号（FAX番号がある場合） |
| メールアドレス |
| ホームページやブログ、または見てほしいSNSの情報など |
- 就活中の学生の場合
| 大学名 |
| 学部・学科・学年など |
| 名前 |
| 住所 |
| 電話番号 |
| メールアドレス（PCのメールアドレスを伝えることをおすすめします） |
項目としては、大体こんな感じで作成すれば失礼のない署名ができます。
参考までに。
署名の作成方法
アウトルックメールで署名を作成する方法は以下になります。
ここでは、例として会社名の入った署名を作成していきます。
①「ファイル」タブをクリックします。
②「オプション」をクリックします。
③「メール」→「署名」をクリックします。
④「新規作成」をクリックします。
⑤これから作成する署名の名前を入力し、「OK」をクリックします。
⑥署名の編集枠に署名を入力し、「OK」をクリックします。
（署名が保存されます）
ハイフン（-）がつながって罫線になってしまう場合は『アウトルック｜ハイフン（-）を連続で入力すると罫線になるときの対処法』を参考にしてください。
⑦Outlookのオプション画面で「OK」をクリックします。
これで署名は作成されました！
署名の自動挿入設定
署名を作成したあとでメールを新規作成したときに、署名は自動で挿入されるよう設定されていることが多いです。
ですが、署名は「会社用」と「個人用」といったように1つではない場合もあります。
その場合、自動で署名が挿入されて効率がいいときもあれば、迷惑な場合もあるかと思います。
そこで、署名の自動挿入を設定・変更できる方法を確認しておきましょう。
①「ファイル」タブをクリックします。
②「オプション」をクリックします。
③「メール」→「署名」をクリックします。
④既定の署名の選択をし、「OK」をクリックします。
- 新しいメッセージ：新規作成のときに自動で挿入する署名を選択できます。
- 返信/転送：返信/転送のときに自動で挿入できる署名を選択できます。
下記図の場合は、新規作成のときに会社署名が自動で挿入される設定になっています。
以上で自動挿入・変更設定は完了です！
手動で署名を挿入する方法
自動挿入ではなく手動で署名を挿入したい場合は、以下の方法で挿入することができます。
①署名を挿入したい位置にカーソルを表示させます。
②「署名」をクリックして表示されたメニューから、挿入したい署名を選択します。
③選択した署名が挿入されます。
署名を削除したいときには
使わなくなった署名は削除することができます。
①「ファイル」タブをクリックします。
②「オプション」をクリックします。
③「メール」→「署名」をクリックします。
④削除したい署名を選択し、「削除」をクリックします。
⑤「指定した署名を削除しますか？」というメッセージが表示されますので、「はい」をクリックします。
これで署名は削除されました。
まとめ
Outlookメール署名の作成方法と自動挿入設定のやり方をお伝えしてきました。
ここでお伝えした内容は以下になります。
- 署名は名刺代わり
- 署名はダラダラと情報を載せるというよりは、スッキリ見やすいように作成する
- 署名を作成する方法
- 署名の自動挿入設定と手動で挿入する方法
- 使わなくなった署名の削除方法
署名を作成して少しでも効率よく作業をしましょう！
